پنج اصل کلیدی که مذاکره‌کنندگان ماهر انجام می‌دهند

مطالعات موردی  نشان می‌دهد که در عمل، مذاکره اصولی و موفق چگونه انجام می‌شود. اما اکثر انسانها نمی‌دانند که دقیقاً چه چیزی باعث می‌شود که مذاکره‌کنندگان ماهر اینقدر موفق عمل می‌کنند؟ این سوال، اغلب توسط بسیاری از افرادی که سعی در یادگیری این کار دارند، مطرح می‌شود. خوشبختانه می‌توان رفتار همه مذاکره‌کنندگان ماهر را به طور خلاصه دسته‌بندی کرد. با مطالعه موارد مختلف، حداقل پنج اصل کلیدی که به طور مداوم تکرار می‌شود را مشاهده خواهید کرد. منصفانه است که بگوییم این پنج اصل، شرط لازم برای موفقیت در همه مذاکرات می‌باشد. اگر از همه اصول زیر استفاده کنید، احتمالاً به راه حل‌های خلاقانه‌ای خواهید رسید که بوسیله آنها می‌توانید در تمام مذاکرات خود ارزش معامله را به حداکثر برسانید.

 

اصل اول: بجای آنکه برای مذاکره خود برنامه داشته باشید، هرچه می‌توانید بر روی آماده‌سازی قبل از مذاکره، سرمایه گذاری کنید

در مذاکره هیچ جایگزینی برای آماده‌سازی وجود ندارد، اما افراد باید مراقب نحوه آماده‌سازی خود باشند. شاید رئیس جمهور آمریکا- دوایت آیزنهاور- این جمله را بهتر بیان کرد وقتی که گفت: “من فهمیدم که برنامه‌ها هیچ فایده‌ای ندارند، اما برنامه‌ریزی همه چیز است. “. هرچند آیزنهاور در مورد آمادگی برای جنگ صحبت می‌کرد، اما این گزاره به همان اندازه در مذاکرات نیز صدق می‌کند. واقعیت این است که ما به عنوان مذاکره کننده، همیشه با اطلاعات ناقص کار می‌کنیم. اگرچه برای افرادی که تازه درحال یادگیری مذاکره هستند بسیار وسوسه‌انگیز است که بخواهند یک برنامه عملیاتی خاص تهیه کنند، اما داشتن برنامۀ ازپیش تعیین شده در مذاکره، به ندرت نتیجه می‌دهد.

دو دلیل برای بی‌نتیجه بودن برنامه وجود دارد. دلیل اول این است که آنچه در یک مذاکره اتفاق می‌افتد تا حدی به اقدامات طرف دیگر بستگی دارد. از آنجا که آنها از کتاب شما نمی‌خوانند، پس نمی‌دانند که برنامه شما چیست و صادقانه بگویم، واقعاً علاقه‌ای هم به برنامه شما ندارند. بلعکس به رویکرد خود و آنچه که به آنها کمک می‌کند تا به هدف خود برسند، علاقه‌مند هستند. دلیل دوم این است که مذاکرات بندرت خطی و بیشتر از آنچه فکر می‌کنید، پُر از پیچ و خم‌های غیرمنتظره می‌باشد. با توجه به این موضوع، ، حتی بهترین برنامه تهیه شده توسط یک مذاکره کننده نیز ممکن است جواب نداده و به بیراهه برود.

جهت آماده‌سازی می‌بایست برای طیف وسیعی از گزینه‌های محتمل در مذاکره، برنامه‌ریزی نمود. یکی از مولفه‌های مهم در مذاکره موفق و اصولی اینست که در هدف نهایی خود صریح و قاطع، اما در نحوه رسیدن به آن انعطاف‌پذیر باشید. این رویکرد منعطف در مرحله آماده‌سازی، موجب می‌شود که راهکار‌های مختلفی برای یک مذاکره کننده فراهم گردد تا در صورت مسدود شدن یک مسیر مذاکره، بتواند مسیر دیگری را انتخاب و طی کند.

بعلاوه، عملیات آماده‌سازی به مذاکره‌کنندگان اعتماد به نفس می‌دهد تا بتوانند به سادگی فرایند‌های مذاکره را کنترل کنند. زیرا همانطور که مطالعه برای یک آزمون، سطح اعتماد به نفس فرد را افزایش می‌دهد، در مذاکره نیز هرچه مذاکره کننده بیشتر آماده شود، بیشتر و راحتتر می‌تواند درک درستی از منافع طرفین داشته باشد و قابلیت کنترل شرایط پیش بینی نشده در مذاکره را کسب نماید.

 اصل دوم: کسب ذهنیت صحیح در مذاکره و اهمیت پرورش و بهبود رابطه طرفین

در تمام مذاکرات، یکی از دلایل مهم برای یافتن راه حل‌های منحصر به فرد، ذهنیتی است که حداقل یکی از مذاکره‌کنندگان روی میز آورده است. این طرز فکر هرچند به راحتی آشکار نمی‌شود، اما زیر بنای هر کاری است که یک مذاکره کننده در مذاکره انجام می‌دهد. به عنوان مثال، اگر یک مذاکره کننده با ذهنیت منافع متقابل پا به جلسه مذاکره بگذارد و طرف مقابل را در چارچوب ذهنی مناسب قرار دهد، می‌توانند با کمک هم، راه حل‌های بالقوه و پنهان را در مذاکره متصور شوند و براحتی احتمالاتی را جستجو کنند که نیاز‌های طرفین مذاکره را بطور قابل قبولی برآورده نماید.

این طرز فکر منافع متقابل به طور مستقیم به اهمیت ایجاد رابطه بستگی دارد. همانطور که سر فرانسیس بیکن به ما یادآوری نمود که: “در مذاکرات دشوار، ممکن است یک فرد به دنبال کسب منفعت بلندمدت باشد ، لذا باید شرایطش را فراهم کند. بنابراین میبایست روابط خود را در گذر زمان و مرحله به مرحله مستحکم نمایید” به عبارت دیگر، وقتی یک مذاکره کننده در یک رابطه سرمایه گذاری می‌کند، در دراز مدت، مذاکرات آسان‌تر و مثمر ثمرتر می‌شوند. اگرچه بیشتر افراد در مورد اهمیت ایجاد رابطه اختلاف نظر ندارند، اما برخی از افراد احساس می‌کنند که مجبورند رابطه طولانی مدت را فدای یک منفعت کوتاه مدت کنند! اما این دقیقاً برعکس کاری است که یک مذاکره کننده باید انجام دهد. همانطور که قبلاً بیان شد، فرد باید با حفظ رابطه طولانی مدت، به دنبال تأمین منافع کوتاه مدت خود نیز باشد. انجام این کار آسان نیست، اما در واقع امکان‌پذیر است.

علاوه بر این، این رابطه است که به شما در گذر از شرایط دشوار و چالش‌های جدی مذاکره کمک خواهد کرد. همانطور که همکار من ویلیام یوری اظهار داشت: “سرمایه گذاری در این رابطه مانند سپرده‌گذاری دربانکی به نام حسن نیت است. مواقعی در یک مذاکره وجود دارد که شما نیاز به برداشت از آن بانک دارید. اگر رابطه قوی داشته باشید، در مهمترین زمآنها می‌توانید از آن سرمایه استفاده کنید. ”

اصل سوم: حل خلاقانه مسئله

مذاکرات، به ویژه مذاکرات دشوار، به مذاکره‌کنندگانی نیاز دارد که بتوانند روند کار را به عنوان یک تلاش خلاقانه برای حل مسئله تصور کنند. در بسیاری از مذاکرات افراد برای کشف راه حل ممکن اما دشوار مجبور به استفاده از این طرز تفکر هستند. وقتی یک مذاکره کننده به حل خلاقانه مسئله بپردازد، ذهن خود را از محدودیت‌های سنتی ر‌ها کرده و قادر به انجام اکتشافات ابتکاری می‌باشد. این مسیرهای کمتر پیموده شده در مذاکره، اغلب جزو راه‌های موفقیت هستند.

به منظور حل خلاقانه مسئله، مذاکره کننده باید خلاء ‌های ارتباطی را به درستی ببیند و در فضا‌های مذکور، ارتباط برقرار کند. این ارتباطات واقعیت جدیدی را به منصه ظهور می‌رسانند و ایده‌های قابل اعمال و متفاوتی را آشکار می‌کنند. به گفته ویلیام پلومر در مورد فرایند تفکر خلاق توجه کنید که می‌گوید: “خلاقیت، توانائی کشف و برقراری ارتباط با موارد به ظاهر منفصل و بی‌ارتباط است “. لذا وقتی مذاکره‌کنندگان شروع به دیدن این ارتباطات دست نیافتنی می‌کنند، می‌توانند حتی سخت ترین مشکلات مذاکره را حل نمایند.

با این وجود خواننده نباید حل مسئله را با سازش اشتباه گیرد. بسیاری معتقدند که آنها مترادف هستند، اما اینطور نیست. سازش روی خلاقیت متمرکز نیست، بلکه بیشتر به دنبال یافتن راه حلی ( معمولاً یک راه حل کمتر از بهینه ) جهت پیشبرد مذاکره است. سازش اغلب به علت عواملی چون محدودیت زمانی و یا سوگیری به توافق (یعنی میل شدید به یافتن راه حلی برای این که همه طرف‌ها بتوانند حداقل بخشی از خواسته‌های خود را بدست آورند) حاصل می‌شود.

علاوه بر این، طرفین مذاکره ذاتاً به هم وابسته هستند. واقعیت این است که، به طور کلی، طرفین در مذاکره به یکدیگر نیاز دارند. چون اگر به یکدیگر احتیاج نداشتند که مذاکره نمی‌کردند. به عنوان نمونه، به این فکر کنید که آیا کسی تاکنون در مذاکره به شما گفته است: “خب، این مشکل شماست. وقتی حلش کردید، به من اطلاع دهید. “؟ به نظر من افرادی که این حرف را می‌زنند هیچ درکی از مذاکره ندارند. این اظهار نظر در مورد افرادی صدق می‌کند که تشخیص نمی‌دهند یک مذاکره کننده برای گفتن بله و یا برای بله گرفتن، به طرف مقابل نیاز دارد تا بتواند به اهداف خود دست یابد.

 اصل چهارم: مدیریت احساسات در مذاکره

برای سال‌های متمادی باور رایج این بود که مذاکره‌کنندگان باید احساسات خود را از روند کار مذاکره دور نگه دارند، آرامش خود را حفظ کنند و به اصل مطالب بپردازند. گرچه قبلا به نظر می‌رسید این یک توصیه منطقی باشد، اما غلط بودن آن ثابت شد. انسانها بصورت توأمان موجوداتی منطقی و احساسی هستند.

لذا خواه ناخواه، احساسات همیشه در مذاکره نقش دارند. همانطور که کریستوفر ووس به ما یادآوری می‌کند: “احساسات مانعی برای یک مذاکره موفق نیست، بلکه ابزاریست جهت رسیدن به توافق اصولی”

نباید سوال این باشد که: آیا باید احساسات را از خود دور نگه داشت یا آنها را وارد مذاکره کرد، بلکه در عوض باید پرسید چگونه می‌توان احساسات را با بصورت کنترل شده وارد مذاکره کرد؟ امروزه بیشتر مذاکره‌کنندگان از طریق هوش هیجانی این کار را انجام می‌دهند.

 

 اصل پنجم: کشف ابعاد پنهان مذاکره

در هر مذاکره ایی، شما با برخی ابعاد پنهان و منافع اساسی مواجه می شوید. مشاهده و درک تأثیر این عناصر پنهان نیازمند کسب مهارت است. بسیاری از ابعاد پنهان مذاکره، کاملاً واضح نیستند و به کاوش و تحقیق زیادی نیاز دارند. به عنوان مثال، در بعضی از مذاکرات، عناصر بین فرهنگی بر فرآیند و تفکر شرکت‌کنندگان تاثیر می‌گذارند. مذاکره‌کنندگان باهوش به دنبال این ابعاد هستند و فرض می‌کنند که چیز‌های بیشتری (از آنچه مشهود است)، وجود دارد. در برخی دیگر از مذاکره ها، ابعاد روانشناختی تاثیر‌گذار می‌شوند، مانند احترام به هویت طرف مقابل ، که کل روند مذاکره را تحت تأثیر قرار می‌دهد. در نهایت، این منافع و یا نیاز‌های اساسی هستند که فرآیند مذاکره را هدایت می‌کنند، اما مانند عناصر پنهان یک کوه یخی، در زیر سطح آب پنهان می‌باشند.

منبع : کتای دنیای واقعی مذاکرات – اثر دکتر جاشوا ویس – ترجمه امید وکیل آزاد – انتشارات راه طلائی

پ.نوشت : عکس ابتدای مقاله متعلق به آقای Kenneth Feinberg می باشد . ایشان یکی از برترین وکلای امریکائی هستند که مذاکرات بزرگ و مهمی را در آن کشور به سرانجام رسانده است.